企業在進行活動策劃的過程中，千萬不要毫無計劃、憑感覺來策劃活動，這樣策劃出來的活動，有效性是非常之低的。
因此，本章將講解活動策劃時的具體工作，讓活動策劃者在策劃活動的過程中，少走一些彎路。
要點展示
△ 活動策劃前要考慮什么
△ 活動策劃時需準備什么
△ 活動進行時該做些什么
活動之所以要策劃，是為了讓活動變得更有意義、能為企業實現更高的目標。活動從開展到結束，這個過程中的人員配備、活動地點、活動宣傳等方面都是需要一定成本的，若企業不進行一番好的策劃就開展活動，那么很有可能造成活動成本增加但活動效果不明顯的后果，到時企業真可謂“賠了夫人又折兵”。
因此，企業需要牢記活動策劃的要點步驟，根據要點來進行活動的策劃工作，下面就來了解活動策劃的要點步驟。
第一步：明確活動舉行的根本目標
活動策劃前首先要明確活動的根本目標，活動目標不清楚就無法去構思具體的活動步驟，在不清楚活動目標的情況下靠臆測去貿然組織活動策劃工作很可能讓后續的工作難以進行。所以活動策劃負責人在接手活動策劃工作時一定要向委托人或者主辦方了解清楚活動的根本目標再進行后續工作。
根據活動的根本目標的不同，活動的策劃方式也是不同的。如果根本目標是宣傳品牌形象，活動地點又指定在人口密集的大城市，那就可以邀請明星舉行盛大的文娛晚會，再聯系一些知名媒體進行轉播，以此造成巨大的社會影響來宣傳品牌。但因為現今明星綜藝表演節目眾多，許多品牌都選擇了冠名贊助這些節目的方式來進行宣傳，這也不失為一種好方法，如圖2-1所示。
第二步：構思活動策劃的總體方案
企業在進行活動策劃之前，需要制訂簡單的活動總體方案，策劃出一個大體的活動雛形，為后續工作提供有效指導。
一般來說，在活動總體方案中至少要列出6個事項，如下所示。
明確活動主題。
確定活動時間。
確定活動地點。
確定活動對象。
安排活動流程。
估算活動經費。
這6點中，被確定的活動對象一般是企業的忠實用戶和潛在用戶，所以活動的時間和地點要根據企業忠實用戶的特點和需求來決定。
在進行活動策劃之前，活動總體方案無須太過詳細，不要花太多的時間在策劃活動前的準備上，只需滿足3個要求即可，具體如下。
簡單、明了、易懂。
內容無須過多。
方案要素需全面。
第三步：估算活動整體的具體花費
對于活動策劃者來說，需要將活動的經費去向羅列清楚，只有這樣才能把控好活動經費的支出，也能讓企業管理者快速了解活動經費的去向，從而放心地將活動經費交給活動策劃者。
活動策劃者需要根據活動類型、活動項目、企業具體情況來制作真實、合理、詳細的活動整體預算表，例如，需要為某產品舉辦新品發布會活動，其整體預算表，如表2-1所示。
第四步：確保活動內容的真實可行
活動策劃者在構思完初步的策劃方案后還要思考分析初步方案中設計的內容是否真實可行，光是預算通過還不行，還要考慮到現場、人員、法規等多方面的原因。
一般來說，確定一份活動策劃是否真實可行，應該從3個方面進行分析，如圖2-6所示。
圖2-6 確保活動真實可行的3個方面
下面就將對確保活動內容真實可行的3個方面進行詳細講解。
1．可執行性
從可執行性方面進行分析要了解4點，分別是利益和危害之間的指數、成本與效益之間的指數、方式方法是否科學和內容是否合法。
活動具有效益也有風險，舉辦成功的活動可以帶來效益，舉辦失敗的活動不僅不能帶來預期效益，還會讓活動準備人員的努力白費。所以活動策劃者在規劃活動內容時要盡量把存在風險的因素去除，以確保活動能夠順利成功地進行。
活動雖具有效益但也需要成本，活動策劃者要把握好效益和成本之間的傾向關系，通常來說策劃的活動效益都要大于成本，特別是促銷活動，得到的效益如果不能遠大于付出的成本，那就背離了根本的目標，活動也就沒有舉行的必要了。
活動進行工作的方式方法是否科學合理也需要重點分析，科學合理的工作方式和方法可以節省活動成本，縮短活動籌備時間，保障活動順利完成。不科學合理的工作方式方法經常會讓活動延期，甚至無法舉行，導致前期宣傳效果降低，讓活動效益大打折扣甚至毀于一旦。
此外，活動策劃者一定還要注意活動的內容是否合法，活動會場的設施布置是否符合相關規定，避免發生“千里之堤，潰于蟻穴”的情況。
2．實際操作性
從實際操作性方面進行分析需要考慮活動策劃的運行能力這一主觀條件和人力、物力等客觀條件。
拋開運行能力不談去聊活動策劃無異于紙上談兵，說得再好講得再棒，可帶不好兵、打不贏仗，又有什么用呢？所以活動策劃者在策劃活動時不要一味地追求充滿創造性、新奇獨特的活動方案，也要適當考慮主辦方的運行能力。
人力、物力等客觀條件，也是活動策劃中要考慮的一點，沒有人力、物力等客觀條件支持的活動策劃無異于畫餅充饑，沒有做餅的材料，餅畫得再好看也只能餓著。所以活動策劃者不要有什么新想法就往策劃方案里加，要考慮到現有的資源多少，應以整體活動的實現為本。
3．績效性
從績效性方面進行分析需要考慮活動贏利能力和活動目標價值這兩點。
不管是什么活動，始終是需要回報的，確保活動獲得回報是活動策劃者必須考慮的重點。
對活動目標價值的論證也是活動策劃者必須關注的重點，有價值的活動人們才會相信并參加，才值得投入成本去進行策劃。
第五步：制訂活動工作的詳細安排
制訂活動工作安排表也是活動策劃者所需要關注的問題，更是活動策劃不可缺少的一環。活動策劃者需要將工作落實到3個環節，如下所示。
合適的部門。
合適的人。
具體完成時間。
專家提醒
活動策劃者在進行工作安排時，需要細分工作表，嚴謹地將工作分配到合適的部門，且制訂好合理的、具體的完成時間。
一般來說，活動工作安排表需要包括兩個部分，如圖2-7所示。
第六步：確定活動具體的必要流程
在活動策劃中活動具體流程表也是一個重要要點，活動策劃人需要將活動當天的流程安排到位，將它們一一列舉出來，讓領導、操作人員知道活動大概的整體流程，這樣的活動才會更加嚴謹，更容易舉辦成功。
依然以新品發布會為例，來大致了解活動具體流程表，如表2-3所示。
第七步：收集活動來賓的感受評價
活動結束之后，最好是制作一個評估調查問卷，向員工、參與活動的媒體投放，了解他們對活動的滿意度，以便為以后活動策劃提供思路。
活動策劃者在制作評估調查問卷時，需要明確兩個內容。
評估的目的。
評估的內容。
活動策劃者需要根據評估目的確定評估內容的制訂，常見的就是對整個活動進行評估，找出活動整體開展過程中的優缺點，積累經驗，以使以后的活動更加完善。
一般來說，活動策劃者可以針對4個方面進行評估，如圖2-8所示。以某產品新品發布會為例，針對活動整體效果以制作一個簡單的評估調查問卷來進行評估，其中評估調查問卷可以從4個方面進行調查，如下所示。
直接詢問是否對活動整體滿意。
對產品是否有不同的意見。
活動節目是否滿意。
活動內容是否記住。
下面就來看針對活動整體效果的評估調查問卷模板，如圖2-9所示。
第八步：應對突發情況的備用方案
活動策劃出來的總方案至少會在活動開展前的1個月進行策劃，由于無法預測活動當天會發生的事情，所以活動策劃者需要制訂一份備用活動緊急方案，以應對突發情況帶來的難題。
一般來說，備用活動緊急方案與活動總方案大致相同，只是為了一些不可控制的因素而制訂的方案。
例如，總方案的活動場地是在室外，可能活動當天會下雨，則可在備份方案中將活動場地改成室內或者是在室外加一個雨棚或準備一些簡易的雨衣、雨傘；有可能在活動當天遇到情緒比較激烈的受眾，需要有應對的準備，或者聘用保安維護現場秩序等，如圖2-10所示。
