（一）提前到達
開例會的當天，秘書要提前10分鐘到達會議室做好會前準備：開窗通風，調好室內溫度，打開飲水機，擺放好茶杯和茶葉。
（二）做好簽到工作
（三）會場服務
會場服務包括分發資料、領位、維護現場秩序、處理突發狀況等。
在會議進行過程中，如果秘書人員被安排做會議記錄，那就應聚精會神地做記錄。如果沒有被安排做會議記錄等具體工作，那么，秘書人員就應在會議室的最后一排并選擇靠近門口的位置就座，或坐在會議室旁邊的小傳達室里。
在這種情況下，秘書人員的責任就是接傳電話，應對一些計劃外的造訪和辦理會議主持人根據會議正在進行的內容而臨時交辦的事情等。
在會議進行的時候，不是特別的電話一律不傳呼，一般的電話秘書人員可幫助記錄下來，在會議中間休息的時候，把電話記錄遞給當事人即可，只有當內容比較緊急的情況下，才立即通知當事人。如果會場比較大，可輕輕走到會場中間，把當事人叫出來接電話，絕對不可采取在會議室門口高聲呼叫的做法。
（四）做好會議記錄
經理例會是公司最重要的會議之一，因此必須有記錄。記錄工作一般由秘書承擔。
1．例會記錄的準備
做會議記錄首先要準備記錄本，記錄本可以用活頁的，便于取出存檔。記錄用筆可以用簽字筆、碳素墨水筆，但最好的記錄用筆是鉛筆，鉛筆記錄便于記錄后的整理。但鉛筆易磨損，所以開會前要多準備一些。例會一般不允許錄音，所以秘書要掌握一些快速記錄的方法，才能更好地完成記錄的任務。在開始會議討論前幾分鐘，秘書要在記錄本上將本次會議的基本情況先行記錄下來：如本次例會是第幾次例會、會議召開的日期與時間、會議地點、會議的主持人、與會者姓名、會議記錄人、會議的主要議題等。不要等到經理們開始發言才寫，這樣會影響會議發言的記錄。
2．根據例會記錄的格式擬寫例會記錄
（1）例會記錄的基本格式。
公司例會的記錄是秘書的一件常規工作。例會記錄不是寫作，文字不能由記錄者自行組織，只能照實記錄。但記錄還是有一定的格式，秘書應該掌握記錄的格式。規范的格式會使記錄顯得條理清晰，便于閱讀，而且例會的原始記錄是公司管理方面的重要資料，因而要歸檔，規范的格式也便于歸檔和查閱。
（2）會議記錄的內容。
會議記錄應該包括下面的內容：
第一項是會議描述，包括會議的日期與時間、會議地點；第二項是參加會議人員名單，要將姓名與職務寫出來，包括會議主持人、與會者、會議記錄人員；第三項是缺席者的姓名及請假的說明；第四項將本次會議要討論的議題按討論先后的排序記入記錄本中，便于下面正式討論時記錄；第五項是會議過程的記錄，秘書宣讀上次會議記錄的內容，獲得會議通過；第六項是會議討論本次議題的原始情況。最后由記錄員和主持人分別簽名，結束會議。
經理例會會議記錄應在一天內整理完畢，送交會議主持人核閱，核閱后應復印分發各出席人一份，傳閱各出席人，并要求閱者簽字為據。該份記錄最后傳回會議主持人，作為下一次會議的重要資料。
