多部門聯(lián)合在異地辦會，盡管共同成立了組委會及會務(wù)籌備工作組，但由于工作人員分屬不同地區(qū)、不同單位，會前又不在一起集中辦公，所以統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)的難度仍然較大。為盡可能節(jié)約相互協(xié)調(diào)的時間，籌備工作組確定了會務(wù)工作以部門為依托，實行部門負責(zé)制，對會議組委會負責(zé)的原則。形成了以省××××××辦公室牽頭、上海市政府接待處具體落實、省發(fā)展改革委辦公室等部門協(xié)同、上海市××局（×辦）與接待酒店等有關(guān)部門參與、中國××××××聯(lián)絡(luò)部督促指導(dǎo)的運作格局，也就此凝聚了辦會的合力。
1．優(yōu)化單位之間的任務(wù)分工
為更好地推進、執(zhí)行會務(wù)工作，籌備工作組將各有關(guān)單位需要承擔(dān)的工作進行了細分，確定了工作包干與兜底的“責(zé)任區(qū)”。
中國××××××2020年年會提請上海市政府承擔(dān)的具體工作
一、領(lǐng)導(dǎo)方面
（一）落實參加組委會的領(lǐng)導(dǎo)、籌備組的工作人員：
1．籌備組工作人員由國家××××××、省××辦、省××廳和省××××××、上海市有關(guān)部門共同組成，需明確擔(dān)任會務(wù)總指揮和副總指揮的具體人員。
2．明確如何建立相關(guān)的工作制度和聯(lián)系方式，以加強溝通和協(xié)調(diào)。
（二）邀請上海市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席大會開幕式并致歡迎詞（×月×日上午）。
（三）在大會主題發(fā)言階段作專題發(fā)言（×月×日上午）。
（四）邀請上海市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席×月×日的晚宴并致辭。
（五）邀請上海市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席×月×日上午的閉幕式。
二、宣傳方面
（一）邀請上海市及駐上海市的媒體到會進行宣傳報道。
（二）提供上海市政府宣傳資料給與會代表。
三、現(xiàn)場考察、交通接送、安全保衛(wèi)
（一）與會代表的往返接送車輛（×月×日一×日，接送地點：上海白云機場、上海火車站、上海火車東站一上海市南海××××酒店）。
中巴：8輛；面包車6輛（含工作用車）；小車5輛（最好是O牌）。
（二）×月×日下午現(xiàn)場考察用車：45～50輛；大巴：8～10輛（車輛需編號標識）。
（三）組織有關(guān)干部會同省的同志一起隨車接送，接站時需備有接站牌。
（四）安排和組織實施×月×日下午與會代表的參觀考察活動。內(nèi)容：略。
（五）會議期間賓館的安全保衛(wèi)。
（六）參觀考察期間的交通疏導(dǎo)和安全保衛(wèi)。
四、賓館方面
（一）安排和落實會議下榻的賓館：
部分工作人員×月×日入住；代表×月×日入住。離場時間：代表多為×月×日，工作人員為×月×日。
1．會場：
（1）大會場（400人左右）：使用時間為×月×日上午；×月×日上午兩節(jié)；
（2）分會場6個：×月×日下午一節(jié)；
（3）套會場地1個、×月×日晚一節(jié)（晚宴結(jié)束后國家××××××工作會議）。
2．住房（預(yù)計）：
（1）行政套房：×間；
（2）豪華套房：×間；
（3）豪華客房（單人）：×間；
（4）豪華客房（雙人）：×××間。
3．就餐：
（1）晚宴（400人左右）：×月×日晚18：00時；
（2）領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓××人圍餐（除晚宴）；
（3）代表自助餐（除晚宴）；
（4）工作人員、接送車輛司乘人員誤餐安排。
（二）會場布置（含有關(guān)證件的制作）：
（1）大會場、分會場的背景版制作；
（2）大會場、分會場的音響、錄音設(shè)備；
（3）大會場、分會場的投影設(shè)備；
（4）會場、晚宴的席位名單制作；
（5）嘉賓胸花：××個；
（6）有關(guān)證件：與會代表的代表證410個；工作人員證50個；記者證30個；就餐券；停車證。
（三）賓館內(nèi)外環(huán)境對該會的宣傳（如橫幅、彩旗、歡迎牌等）。
（四）籌備組在會議期間所需的工作設(shè)備：電腦6臺；傳真機1臺；打印機3臺（其中一臺能夠打印A3紙形）；復(fù)印紙張（A4紙5疊，A3紙1疊）等。
（五）聯(lián)系和落實會議期間的茶歇共3次。
（六）請賓館做好各類標識牌。
（七）攝影力面：
（1）安排×月×日上午大會開幕式后400名與會代表的合影（拍照的選位、攝影師現(xiàn)場指揮），并于×月×日沖印完畢能夠發(fā)給與會代表；
照片大小：約40寸長；
張數(shù)：400張。
（2）會場內(nèi)會議期間的攝影。
