1．會(huì)議規(guī)模越大（規(guī)格越高），越要嚴(yán)控會(huì)議成本，開(kāi)源節(jié)流。對(duì)報(bào)名參會(huì)人員要進(jìn)行"資格“審查"篩選“"過(guò)濾“掉不符合條件的"無(wú)關(guān)人員“，同時(shí)做好解釋下作，以取得理解；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓擬攜帶隨從人員或司機(jī)參會(huì)的，事前一到井行溝通勸解，盡量說(shuō)服其自行參會(huì)；對(duì)與會(huì)人員及司機(jī)用餐作出硬性規(guī)定會(huì)議期間一律憑餐券（蓋承辦單位印章）就餐，杜絕"蹭飯“現(xiàn)象；對(duì)會(huì)議禮品派發(fā)劃定范圍，非境外嘉賓及演講人不予考慮；對(duì)參觀考察人員實(shí)行提前登記，并在出發(fā)前清點(diǎn)、核對(duì)人員，蒙混人團(tuán)或身份不明者予以勸退。
2，研討會(huì)嚴(yán)格照一般會(huì)議的流程來(lái)操作，就比政務(wù)性會(huì)議要復(fù)雜很多，如：邀讠胄和落實(shí)主講嘉賓、征集及選編論文、確定學(xué)術(shù)點(diǎn)評(píng)人等，這是政務(wù)性會(huì)議所沒(méi)有的工亻乍事項(xiàng)，其工亻乍量較大，既耗時(shí)又費(fèi)力。國(guó)際研討會(huì)更是如此，會(huì)務(wù)工作人員對(duì)此必須有清醒的認(rèn)識(shí)。
3．會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，將其分解化整為零、進(jìn)行分組或分塊（劃分版塊）時(shí)，一般都會(huì)有"縫隙“出現(xiàn)，就如同切一整個(gè)蛋糕，切開(kāi)后的縫隙是客觀存在的，但可以通過(guò)人性化服務(wù)去彌補(bǔ)這種"縫隙“。抓總?cè)藛T一定要把握好組與組"接口處“的"縫隙“，用"交集“方式覆蓋接口的"縫隙“，確保無(wú)縫銜接。
4．會(huì)前尤其是會(huì)議期間，各組細(xì)化內(nèi)部分工時(shí)，最好用列舉法把大大小小的每一項(xiàng)工亻乍及其完成時(shí)限都清楚地羅列出來(lái)，使會(huì)議能提供的服務(wù)環(huán)節(jié)一個(gè)都不少，能提醒的注意事項(xiàng)一件都不漏。比如對(duì)負(fù)責(zé)會(huì)議材料統(tǒng)籌的人員，要使其工作"統(tǒng)籌“到位，就要將其工亻乍事項(xiàng)作一番詳細(xì)描述：跟進(jìn)會(huì)議、會(huì)務(wù)所有材料的起草工作；協(xié)調(diào)、送審、備份（隨時(shí)備用）相關(guān)材料；跟蹤材料校對(duì)印刷（包括確定份數(shù)）、裝袋、派發(fā)工作，準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)備用材料（包括發(fā)言材料），放置檢查主席臺(tái)使用材料；跟進(jìn)、收集會(huì)后歸檔的完整材料（列出材料清單），等等。
5．會(huì)務(wù)人員要充分利用短信平臺(tái)發(fā)布會(huì)務(wù)信息，做到及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞各種信息，實(shí)現(xiàn)信息"對(duì)稱“與共享。信息不傳遞，或傳遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確，將直接導(dǎo)致工亻乍脫節(jié)，或造成被動(dòng)局面，這方面的失誤一定要避免。
6．臨時(shí)抽調(diào)人員承擔(dān)會(huì)務(wù)工作，一般都要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，使其了解來(lái)龍去脈，熟悉相關(guān)情況及操作規(guī)則才"上崗“到底，從而使分工不分家的理念切實(shí)得以貫徹落實(shí)。以免一問(wèn)三不知。會(huì)議期間，還要實(shí)行"首問(wèn)負(fù)責(zé)制“會(huì)務(wù)人員有問(wèn)必答，跟進(jìn)。
7．外事活動(dòng)安排特別要分清左和右，確保排位方向正確。明確左右方向的一個(gè)有效辦法就是，當(dāng)主方與客方并列而坐，以主方領(lǐng)導(dǎo)的左右手來(lái)區(qū)分左右；但主方與客方面對(duì)面坐，以進(jìn)門(mén)的方向來(lái)區(qū)分左右。
8．大型會(huì)議的組織工作由于"眾口難調(diào)“，所以服務(wù)方面難以做到十全十美。為改進(jìn)會(huì)務(wù)工作，提升會(huì)議成效，可以事先設(shè)計(jì)好關(guān)于會(huì)議效果評(píng)估的調(diào)查問(wèn)卷（問(wèn)卷內(nèi)容包括議程安排、發(fā)言效果、會(huì)議材料、會(huì)務(wù)人員服務(wù)、食宿行保障情況、會(huì)議總體印象、會(huì)議收獲、不足之處及建議等），在會(huì)議期間發(fā)給與會(huì)代表填寫(xiě)，以多方面征求意見(jiàn)，幫助改善相關(guān)工作，使下一次辦會(huì)盡可能盡善盡美。
