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會務(wù)百科

大型會議、國際性會議籌備需要多久,時(shí)間怎么安排?

大型會議、國際性會議籌備需要多久,時(shí)間怎么安排?
為了有條不紊地推進(jìn)工作,必須編制進(jìn)度安排表,
大型[上海會務(wù)公司]
會議籌備時(shí)間對所有會務(wù)工作進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌、部署,也便于領(lǐng)導(dǎo)掌握、控制和監(jiān)督。
(1)會議前的3~4個(gè)月內(nèi)(國際會議為會前的7~10個(gè)月內(nèi)),制訂會議方案并報(bào)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。
(2)會議前的2~3個(gè)月內(nèi)(國際會議為會前的6~9個(gè)月內(nèi)),初定會議時(shí)間及地點(diǎn),并發(fā)出征集會議發(fā)言、交流材料(或論文)的函。
(3)會議前的1個(gè)半月~2個(gè)月內(nèi)(國際會議為會前的4~6個(gè)月內(nèi)),邀請、聯(lián)系、明確出席會議的主講嘉賓。
(4)會議前的1個(gè)半月~2個(gè)月內(nèi)(國際會議為會前的4~6個(gè)月內(nèi)),確定會議主辦、承辦、協(xié)辦或支持單位,并按勤儉辦會的原則落實(shí)經(jīng)費(fèi)來源。
(5)會議前的1個(gè)半月~2個(gè)月內(nèi)(國際會議為會前的4~6個(gè)月內(nèi)),成立會議領(lǐng)導(dǎo)小組與各會務(wù)工作小組,并酌情召開新聞發(fā)布會(會議預(yù)告)及會議籌備下作動員會。
(6)會議前的1個(gè)月~1個(gè)半月內(nèi)(國際會議為會前的3~5個(gè)月內(nèi)),確定會議日期,并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出出席會議的邀請函(請示)。
(7)會議前的20日~1個(gè)月內(nèi)(國際會議為會前的1~2個(gè)月內(nèi)),確定會議議程,并正式向有關(guān)單位和個(gè)人發(fā)出會議通知。
(8)會議前的10~15日內(nèi)(國際會議為會前的15日~1個(gè)月內(nèi)),落實(shí)出席會議的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及新聞媒體記者,并制訂相應(yīng)的接待方案及應(yīng)急預(yù)案。
(9)會議前的4~7日內(nèi),匯編會議資料(可將發(fā)言稿、講義、論文集或參考材料等,刻錄成光盤),制作會議手冊(可另行制作記者采訪手冊),基本完成會議報(bào)到各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
(10)會議前的1日內(nèi)(國際會議為會前的1~2日內(nèi)),接受與會代表報(bào)到,布置會場,并對會前所有工作查漏補(bǔ)缺。
(11)會議期間,會議領(lǐng)導(dǎo)小組與會務(wù)各工作小組各就各位,做好服務(wù)。
(12)會議后5~8日內(nèi),對會議進(jìn)行總結(jié)(會議成果總結(jié)、會務(wù)工作總結(jié)),并形成會議總結(jié)材料,上報(bào)有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)。

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